Inserindo Dados em uma Tabela
A maneira mais simples de se inserir dados em uma tabela do Access é usar o botão Abrir da janela principal do banco de dados (aquela que se abre quando escolhemos ou acabamos de criar um BD). Ele abre uma outra janela que funciona como uma planilha do Excel, chamada Modo Folha de Dados, na qual cada linha é um registro, e as colunas representam os campos. Esta janela é mostrada de forma reduzida na figura a seguir.
Para inserir dados usando esta janela, basta digitar o que quisermos nas colunas e linhas da "planilha". Diferente do Excel, no entanto, esta janela só tem uma linha "vazia" de cada vez. Ela representa um registro "novo". Assim que você começa a digitar em uma linha (o nome técnico é editar o registro...), o ícone à esquerda da linha muda para um lápis, indicando o fato. Quando você muda de linha, ele volta para uma seta, significando que as alterações que você digitou foram gravadas na tabela. Esta seta também indica qual é o registro corrente, ou seja a "ficha" que você está olhando em um determinado momento.
Na parte de baixo desta janela está a barra de navegação. Ela é usada para nos movimentarmos pelos registros da tabela. Este movimento pode ser feito também, naturalmente, com o mouse e as teclas de direção. Em uma tabela pequena isto não faz muita diferença, mas em uma tabela grande, com possivelmente dezenas ou até centenas de registros, a barra de navegaÇão pode ser muito conveniente. Ela tem cinco botões, explicados da esquerda para a direita.
Torna
corrente o primeiro registro da "planilha", ou seja, da tabela. Se os
registros estiverem em ordem alfabética, por exemplo, o primeiro na ordem será
selecionado.
Vai para o registro anterior da tabela.
Vai para o próximo registro da tabela.
Vai
para o último registro da tabela.
Vai
para a linha "vazia", onde você pode começar a digitar os dados de
um novo registro.
A caixa de edição entre os botões permite que você digite o número de um registro e tecle ENTER. O Access irá diretamente para o registro com aquele número, se existir.
Ordenando os Registros
Quando estamos examinando "fichas" em um arquivo,
gostamos que elas estejam em alguma ordem, para facilitar nossa pesquisa. O
Access permite que visualizemos os registros de uma tabela ordenados por
quaisquer de seus campos, independente da ordem com que eles foram digitados.
Para isto, basta selecionar um campo, ou seja, uma coluna (colocando o cursor de
edição nela) e clicar um dos dois botões de ordenação:
.
O primeiro faz a ordenação pelos dados do campo escolhido de forma crescente,
e o segundo de forma decrescente. O Access ordena campos de texto, numéricos,
de data, etc., corretamente. A única desvantagem deste método é que se depois
de ordenar os registros você inserir um registro ou alterar dados do campo pelo
qual ordenou, a ordenação não se ajusta automaticamente: você deve repetir a
operação para que os registros apareçam ordenados de novo.
Eliminando Registros
Muitas vezes queremos eliminar os dados que inserimos em uma
base de dados. Para fazer isso no Access, no modo Folha de Dados, basta
selecionar o registro desejado (clicando em qualquer de seus campos), e usar o
botão Excluir 
da
barra de tarefas. O Access vai pedir que você confirme a exclusão. Se o fizer,
o registro será permanentemente excluído da tabela. Você também pode
excluir um registro selecionando-o (ou até a mais de um) com um clique na seta
que fica à esquerda das linhas da folha de dados. Ao clicar no botão Excluir
ou pressionar a tecla Delete, o Access pedirá a sua confirmação para
excluir todos os registros marcados de uma só vez (cuidado)!